第三章 会计电算化基本要求

  一、会计电算化法规制度

  《会计法》规定,使用电子计算机进行会计核算的,其软件及生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须符合国家统一的会计制度规定;会计账簿的登记、更正应当符合国家统一的会计制度规定。

  按照《会计法》规定,财政部制定并发布了《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》、《会计基础工作规范》和《会计档案管理办法》等一系相关国家统一的会计制度。对单位使用会计核算软件、软件生成的会计资料、采用电子计算机替代手工记账、电算化会计档案保管等会计电算化工作作出了具体规范。

  二、会计核算软件的要求

  (一)会计核算软件的基本要求

  根据《会计法》和国家统一的会计制度规定,会计核算软件设计、应用、维护应当符合以下基本要求:

  (1)会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定,保证会计数据合法、真实、准确、完整,有利于提高会计核算工作效率。

  (2)会计核算软件应当按照国家统一的会计制度的规定划分会计期间,分期结算账目和编制会计报表。

  (3)会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文,可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。


  (4)会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。

  (5)会计核算软件应当符合GB/T19581-《信息技术-会计核算软件数据接口》国家标准的要求。

  (6)会计核算软件在设计性能允许使用范围内,不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。

  (7)会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下,利用现有数据恢复到最近状态的功能。

  (8)单位修改、升级正在使用的会计核算软件,改变会计核算软件运行环境,应当建立相应的审批手续。

  (9)会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。

  (二)会计数据输入功能的基本要求

  (1)会计核算软件应当具备以下初始化功能:

  ①输入会计核算所必需的期初数字及有关资料,包括总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等;

  ②输入需要在本期进行对账的未达账项;

  ③选择会计核算方法,包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。会计核算软件对会计核算方法的更改过程,在计算机内应当有相应的记录;

  ④定义自动转账凭证,包括会计制度允许的自动冲回凭证等;

  ⑤输入操作人员岗位分工情况,包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等;

  ⑥提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验。

  (2)应当具备输入记账凭证的功能。

  (3)对记账凭证编号的连续性应当进行控制。

  (4)下列数据输入应有必要的提示功能:

  ①正在输入的记账凭证编号是否与已输入的机内记账凭证编号重复;

  ②以编号形式输入会计科目的,应当提示该编号所对应的会计科目名称;

  ③正在输入的记账凭证中的会计科目借贷双方金额不平衡,或没有输入金额,应予以提示并拒绝执行;

  ④正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目,或者有贷方会计科目而无借方会计科目的,应予以提示并拒绝执行;

  ⑤正在输入的收款凭证借方科目不是"现金"或"银行存款"科目、付款凭证贷方科目不是"现金"或"银行存款"科目的,应予以提示并拒绝执行。

  (5)对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证,应提供修改和审核的功能,审核通过后,不能再对机内凭证进行修改。

  (6)对同一张记账凭证,应当对审核功能与输入、修改功能的使用权限进行控制。

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  (7)发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的,应当采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正,红字可用负号"-"表示。

  (8)采用直接输入原始凭证由会计核算软件自动生成记账凭证的,在生成正式机内记账凭证前,应当进行审核确认。

  (9)由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据的,应当经审核确认后生成记账凭证。

  (三)会计数据输出功能的基本要求

  (1)应当具有对机内会计数据进行查询的功能。

  (2)应当按照国家统一的会计制度规定的内容和格式打印输出机内原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账、会计报表。

  (3)总分类账可以用总分类账户本期发生额、余额对照表替代。

  (4)在保证会计账簿清晰的条件下,计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。

  (5)对于业务量较少的账户,会计软件可以提供会计账簿的满页打印输出功能。

  (四)会计数据处理功能的基本要求

  (1)应当具有根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能。

  (2)应当具有自动进行银行对账并自动生成银行存款余额调节表的功能。

  (3)应当具有机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。

  (4)结账前,应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账,全部登记入账后才能结账。

  (5)结账后,不允许再输入上一会计期间的会计凭证。

  (6)应当具有自动编制符合国家统一会计制度规定的会计报表功能。对于根据机内会计账簿生成的会计报表数据,会计软件不能提供直接修改功能。

  (7)应当具有确保会计数据安全保密,防止对数据和软件的非法修改和删除功能。

  三、会计电算化岗位及其权限设置的基本要求

  会计电算化岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计核算软件的工作岗位,一般可分为以下基本岗位:

  (1)电算主管。负责协调计算机及会计软件系统的运行工作。

  (2)软件操作。负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据,输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作。

  (3)审核记账。负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证等)进行审核,操作会计软件登记机内账簿,对打印输出的账簿、报表进行确认。

  (4)电算维护。负责保证计算机硬件、软件的正常运行,管理机内会计数据。

  (5)电算审查。负责监督计算机及会计软件系统的运行,防止利用计算机进行舞弊。此岗位可由会计稽核人员兼任。

  (6)数据分析。负责对计算机内的会计数据进行分析。此岗位可由主管会计兼任。

  上述电算化会计岗位中,软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。

  会计电算化岗位及其权限设置一般在系统初始化时完成,平时根据人员的变动可进行相应调整。电算主管负责定义各操作人员的权限。具体操作人员只有修改自己口令的权限,无权更改自己和他人的操作权限。

  四、计算机替代手工记账的基本要求

  (1)配有适用的会计软件,并且计算机与手工进行会计核算双轨运行3个月以上,计算机与手工核算的数据相一致,且软件运行安全可靠。

  (2)配有专用的或主要用于会计核算工作的计算机或计算机终端。

  (3)配有与会计电算化工作需要相适应的专职人员,其中上机操作人员已具备会计电算化初级以上专业知识和操作技能,取得财政部门核发的有关培训合格证书。

  (4)建立健全内部管理制度,包括岗位分工制度、操作管理制度、机房管理制度、会计档案管理制度、会计数据与软件管理制度等。

  五、会计电算化档案的基本要求

  (1)采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案。

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  (2)会计电算化档案包括机内会计数据、软盘等备份的会计数据,以及打印输出的会计凭证、账簿、报表等数据。

  (3)系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管。

  (4)会计电算化档案管理要严格按照财政部有关规定,并由专人负责。

  (5)对会计电算化档案管理要做到防磁、防火、防潮和防尘工作,重要会计档案应准备双份,存放在两个不同的地点。

  (6)对采用存储介质保存的会计档案,要定期进行检查,定期进行复制,防止由于存储介质损坏而使会计档案丢失。对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序,保管截止日期是该软件停止使用或有重大更改之后5年。

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