第四章重点考点 Excel软件的用户界面

Excel软件启动后,通常会建立一个新的空白工作簿或者打开一个现有的工作簿,并在屏幕上呈现一个最大化的工作簿窗口(简称窗口)。这一窗口是用户操作Excel软件的重要平台,被称为默认的用户界面。

Excel软件的默认用户界面因版本不同而有所区别。其中,Excel 2013及以下版本的默认用户界面基本相同,由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑区、工作表区、状态栏和任务窗格等要素组成;Excel 2007及以上版本的默认用户界面基本相同,如图4—8所示,主要由功能区、编辑区、工作表区和状态栏等要素组成。

(一)标题栏

标题栏位于窗口的最上方,依次列示Excel软件的图标、文档的标题和控制Excel窗口的按钮。

(二)菜单栏

Excel 2013的菜单栏默认位于标题栏的下方,但可移动到窗口的其他适当位置,包含“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“数据”、“窗口”和“帮助”等9个默认的菜单项,包括Excel的全部操作命令,每一菜单项分别含有对工作表进行操作的一组功能相关的命令选项。命令后面带有“…”的,表示选择了这一命令后将打开该命令的对话框;命令后面带有“◣”的,表示该选项后面带有一个子菜单。

(三)工具栏

工具栏默认位于菜单栏的下方,但可移动到窗口的其他适当位置,它由一系列与菜单选项命令具有相同功能的按钮组成。每个按钮代表一个命令,能更加快捷地完成相应的操作。

用户不仅可以自行设定工具栏的显示、隐藏及其在窗口中的位置,而且可以自行设定工具栏中的按钮及其在工具栏中的位置。

(四)编辑区

编辑区默认位于工具栏的下方,由名称框、取消输入按钮、确认输入按钮、插入函数按钮和编辑栏构成,用来显示当前单元格的名字和当前单元格的内容、取消或确认本次输入的数据或公式。

(五)工作表区

工作表区默认位于编辑区的下方,是Excel文件用于存储和处理数据的专门区域,由工作表、工作表标签、标签滚动按钮、滚动条和滚动条按钮、列和列号、行和行号、全选按钮、单元格等要素组成。

(六)状态栏

状态栏默认位于窗口底部,可以显示各种状态信息,如单元格模式、功能键的开关状态等。

(七)任务窗格

任务窗格默认位于Excel窗口的右边,但可移动到窗口的其他适当位置,用于集中放置最常用的功能和快捷方式,具体包括“开始工作”、“帮助”、“搜索结果”、“剪贴画”、“信息检索”、“剪贴板”“新建工作簿”、“模板帮助”、“共享工作区”、“文档更新”和“XML源”等11个任务窗格。

(八)功能区

功能区是由一系列在功能上具有较强相关性的组和命令所形成的区域,各功能区的主要功能由相应的选项卡标签予以标识,用户可以根据需要完成的操作,快速找到和调用包含当前所需命令的功能区。Excel 2013默认的选项卡标签有“开始”、“插入”、“页面布局”、“公式”、“数据”、“审阅”、“视图”、“开发工具”,排列在标题栏的下方。此外,用户还可以通过“自定义功能区”自定义选项卡。单击任一选项卡标签,其下方将出现一个以平铺方式展开的“带形功能区”,它由若干个功能相关的组和命令所组成。

功能区的优势主要在于,它将通常需要使用菜单、工具栏、任务窗格和其他用户界面组件才能显示的任务或人口点集中在一起,便于在同一位置查找和调用功能相关的命令。

Excel文件的管理

Excel文件的管理主要包括新建、保存、关闭、打开、保密、备份、修改与删除等工作。

(一)Excel文件的新建与保存

1.Excel文件的新建

单击“开始”菜单中列示的Excel快捷命令、桌面或任务栏中Excel的快捷方式图标或者通过“运行”对话框等方式启动Excel软件的,系统将自动建立一个新的空白工作簿,或者提供一系列模板以供选择,选定其中的空白工作簿模板后,新的空白工作簿窗口将在屏幕上呈现出来,并在标题栏中显示默认的文件名。以打开现成Excel文件方式启动Excel软件的,可通过以下方法之一建立一个新的空白工作簿:(1)按击快捷键“Ctrl+N”键;

(2)打开“文件”菜单,点击“新建”菜单命令,选定其中的空白工作簿模板;(3)点击工具栏中的“新建”按钮(Excel 2003为常用工具栏,Excel 2013为快速访问工具栏)。

2.Excel文件的保存

为了继续使用新建的Excel文件,应当以合适的名称和类型将Excel文件保存在适当的位置。Excel文件在编辑修改完毕或退出Excel软件之前,均应进行保存。保存Excel文件的常用方法包括:

(1)通过敲击功能键“Fl2”键进行保存。

(2)通过按击快捷键“Ctrl+S”键进行保存。对于之前已经保存过的文件,按击快捷键“Ctrl+S”键后,将直接保存最近一次的修改,不再弹出“另存为”对话框。

(3)通过单击常用工具栏(适用于Excel 2003)或快速访问工具栏(适用于Excel 2013)中的“保存”或“另存为”按钮进行保存。

(4)通过“文件”菜单(或Excel 2003“工具栏”菜单)中的“保存”或“另存为”命令进行保存。为了避免Excel软件意外中止而丢失大量尚未保存的信息,系统通常会默认保存自动恢复信息的时间间隔,这一时间间隔还可以自定义。

(二)Excel文件的关闭与打开

1.Excel文件的关闭

Excel软件退出前必须关闭打开的文件,因此,也可以采用前述三种Excel软件的退出方法来关闭处于打开状态的文件。此外,还可采用以下方法来关闭处于打开状态的Excel文件:

(1)点击“工具栏”中的“关闭”按钮或命令。

Excel 2013中由于没有“工具栏”菜单,但可点击快速访问工具栏中的“关闭”按钮。

(2)点击“文件”菜单中的“关闭”命令。

(3)按击快捷键“Ctrl+F4”。

上述三种方法关闭的均是当前文件,其他处于打开状态的Excel文件仍处于打开状态,Excel软件仍在运行,并可通过按击“Ctrl+N”键等方式创建新工作簿。

2.Excel文件的打开

打开Excel文件的方法主要有:

(1)通过直接点击Excel文件打开。

(2)通过快捷菜单中“打开”命令打开。

(3)通过Excel“文件”菜单中的“打开”命令进行打开,如图4—12所示。

(4)通过常用工具栏(适用于Excel 2003)或快速访问工具栏(适用于Excel 2013)中的“打开”按钮进行打开,如图4—13所示。

(5)通过按击快捷键“Ctrl+0”(字母0的按键)进行打开。

(三)Excel文件的保密与备份

1.Excel文件的保密

对于设置了打开权限密码的Excel文件,只有输入正确的密码才能打开。对于设置了修改权限密码的Excel文件,只有输入正确的密码才能修改,否则只能以只读方式打开。

2.Excel文件的备份

Excel软件根据原文件自动创建备份文件的名称为原文件名后加上“的备份”字样,图标与原文件不同。

(四)Excel文件的修改与删除

1.Excel文件的修改

Excel文件的修改通常在已打开的Excel文件中进行,包括修改单元格内容、增删单元格和行列、调整单元格和行列的顺序、增删工作表和调整工作表顺序等。

2.Excel文件的删除

Excel文件的删除方法包括:

(1)选中要删除的Excel文件,按击“Delete”键进行删除。

(2)鼠标右键点击要删除的Excel文件,选择删除命令。