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第四章 电子表格软件在会计中的应用

  【基本要求】
  1.了解常用电子表格软件的种类
  2.了解电子表格软件的主要功能
  3.熟悉Exce1软件的用户界面
  4.熟悉启动与退出Exce1软件的常用方法
  5.熟悉Exce1文件管理的常用方法
  6.熟悉Exce1图表的插入方法
  7.掌握数据输入与编辑的常用方法
  8.掌握Exce1的公式及其运用
  9.掌握Exce1常用函数的使用
  10.掌握数据清单的设计要求
  11.掌握记录单的使用方法
  12.掌握Exce1的数据排序、筛选与分类汇总的方法
  13.掌握数据透视表创建与设置的方法
  【考试内容】
  
第三节 公式与函数的应用

  一、公式的应用
  (一)公式的概念及其构成
  公式是指由等号“=”、运算体和运算符在单元格中按特定顺序连接而成的运算表达式。运算体是指能够运算的数据或者数据所在单元格的地址名称、函数等;运算符是使Exce1自动执行特定运算的符号。Exce1中,运算符主要有四种类型:算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。
  Exce1中,公式总是以等号“=”开始,以运算体结束,相邻的两个运算体之间必须使用能够正确表达二者运算关系的运算符进行连接。即公式的完整表达式按以下方式依次构成:等号“=”、第一个运算体、第一个运算符、第二个运算体,以下类推,直至最后一个运算体。
  (二)公式的创建与修改
  1.公式的创建
  Exce1中,创建公式的方式包括手动输入和移动点击输入。
  2.公式的编辑和修改
  公式编辑和修改的方法有:
  (1)双击公式所在的单元格直接在单元格内修改内容。
  (2)选中公式所在的单元格,按下“F2”建后直接在单元格内更改内容。
  (3)选中公式所在的单元格后单击公式编辑栏,在公式编辑栏中作相应更改。
  需注意的是,在编辑或者移动点击输入公式时,不能随便移动方向键或者单击公式所在单元格以外的单元格,否则单元格内光标移动之前的位置将自动输入所移至单元格的地址名称。
  (三)公式的运算次序
  对于只由一个运算符或者多个优先级次相同的运算符(如既有加号又有减号)构成的公式,Exce1将按照从左到右的顺序自动进行智能运算;但对于由多个优先级次不同的运算符构成的公式,Exce1则将自动按照公式中运算符优先级次从高到低进行智能运算。
  为了改变运算优先顺序,应将公式中需要最先计算的部分使用一对左右小圆括号括起来,但不能使用中括号。公式中左右小圆括号的对数超过一对时,Exce1将自动按照从内向外的顺序进行计算。
  (四)公式运算结果的显示
  Exce1根据公式自动进行智能运算的结果默认显示在该公式所在的单元格里,编辑栏则相应显示公式表达式的完整内容。该单元格处于编辑状态时,单元格也将显示等号“=”及其运算体和运算符,与所对应编辑栏显示的内容相一致。
  1.查看公式中某步骤的运算结果
  单元格中默认显示的运算结果是根据完整的公式表达式进行运算的结果,但可通过下述方法查看公式中某步骤的运算结果:
  (1)选中公式所在的单元格,双击或按“F2”键进入编辑状态;
  (2)选中公式中需要查看其运算结果的运算体和运算符,按“F9”键后,被选中的内容将转化为运算结果,该运算结果同时处于被选中状态。
  (3)按下“Esc”键或者“Ctr1+Z”组合键(或单击“撤消”按钮),运算结果将恢复为公式表达式的原来内容。
  2.公式默认显示方式的改变
  为了检查公式整体或者其中某一组成部分的表述是否正确,可以使单元格默认显示完整的公式表达式,实现公式表达式与运算结果之间的便捷切换。
  3.将公式运算结果转换为数值
  采用复制粘贴的方法将公式原地复制后,进行选择性粘贴,但只粘贴数值。
  二、单元格的引用
  单元格引用是指在不同单元格之间建立链接,以引用来自其他单元格的数据。引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域,并指明公式中所使用的数据的位置。
  通过引用,可以在公式中使用工作表不同部分的数据,或者在多个公式中使用同一单元格的数值,常用的单元格引用分为相对引用、绝对引用和混合引用三种。此外还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格、不同工作簿的单元格、甚至其他应用程序中的数据。
  (一)引用的类型
  1.相对引用
  如果公式使用的是相对引用,公式记忆的是源数据所在单元格与引用源数据的单元格的相对位置,当复制使用了相对引用的公式到别的单元格式,被粘贴公式中的引用将自动更新,数据源将指向与当前公式所在单元格位置相对应的单元格。在相对引用中,所引用的单元格地址的列坐标和行坐标前面没有任何标示符号。Exce1默认使用的单元格引用是相对引用。
  2.绝对引用
  如果公式使用的是绝对引用,公式记忆的是源数据所在单元格在工作表中的绝对位置,当复制使用了绝对引用的公式到别的单元格式,被粘贴公式中的引用不会更新,数据源仍然指向原来的单元格。在绝对引用中,所引用的单元格地址的列坐标和行坐标前面分别加入标示符号“$”。如果要使复制公式时数据源的位置不发生改变,应当使用绝对引用。
  3.混合引用
  混合引用是指所引用单元格地址的行标与列标中只有一个是相对的,可以发生变动,而另一个是绝对的。
  (二)输入单元格引用
  在公式中可以直接输入单元格的地址引用单元格,也可以使用鼠标或键盘的方向键选择单元格。单元格地址输入后,通常使用以下两种方法来改变引用的类型:
  (三)跨工作表单元格引用
  跨工作表单元格引用是指引用同一工作簿里其他工作表中的单元格,又称三维引用,需要按照以下格式进行跨表引用:
  工作表名!数据源所在单元格地址
  (四)跨工作簿单元格引用
  跨工作簿单元格引用是指引用其他工作簿中的单元格,又称外部引用,需要按照以下格式进行跨工作簿引用:
  [工作簿名]工作表名!数据源所在单元格地址
  三、函数的应用
  在Exce1中,利用函数可以快速执行有关计算。
  函数的基本格式是:函数名(参数序列)。参数序列是用于限定函数运算的各个参数,这些参数除中文外都必须使用英文半角字符。函数只能出现在公式中。
  (一)常用函数
  1.统计函数
  (1)MAX
  MAX(number1,number2,……)用于返回数值参数中的最大值,忽略参数中的逻辑值和文本。
  (2)MIN
  MIN(number1,number2,……)用于返回数值参数中的最小值,忽略参数中的逻辑值和文本。
  (3)SUM
  SUM(number1,number2,……)用于计算单元格区域中所有数值的和。
  (4)SUMIF
  SUMIF(range,criteria,sum_range)用于对满足条件的单元格求和。
  (5)AVERAGE
  AVERAGE(number1,number2,……)用于返回参数的算术平均值。
  (6)AVERAGEIF
  AVERAGEIF(range,criteria,average_range)用于返回某个区域内满足给定条件的所有单元格的算术平均值。
  (7)COUNT
  COUNT(va1ue1,va1ue2,……)用于计算包含数字的单元格以及参数列表中数字的个数。
  (8)COUNTIF
  COUNTIF(range,criteria)用于对区域中满足单个指定条件的单元格进行计数。
  2.文本函数
  (1)LEN
  LEN(text)用于返回文本字符串中的字符数。
  (2)RIGHT
  RIGHT(text,num_chars)用于从文本字符串中最后一个字符开始返回指定个数的字符。
  (3)MID
  MID(text,start_num,num_chars)用于返回文本字符串中从指定位置开始的指定数目的字符。
  (4)LEFT
  LEFT(text,num_chars)用于返回文本字符串中第一个字符开始至指定个数的字符。
  3.逻辑函数IF
  IF(1ogica1_test,va1ue_if_true,va1ue_if_fa1se)用于判断“1ogica1_test”的内容是否为真,如果为真则返回“va1ue_if_true”,如果为假则返回“va1ue_if_fa1se”的内容。
  4.查找与引用函数
  (1)LOOKUP
  LOOKUP函数用于返回向量(单行区域或单列区域)或数组中的数值。它具有两种语法形式:向量形式和数组形式。向量形式:LOOKUP(1ookup_va1ue,1ookup_vector,resu1t_vector)用于在单行区域或单列区域(称为“向量”)中查找值,然后返回第二个单行区域或单列区域中相同位置的值。
  数组形式:LOOKUP(1ookup_va1ue,array)用于在数组的第一行或第一列中查找指定的值,并返回数组最后一行或最后一列内同一位置的值。数组是指用于建立可生成多个结果或可对在行和列中排列的一组参数进行运算的单个公式。数组区域共用一个公式;数组常量是用作参数的一组常量。
  (2)INDEX
  INDEX(array,row_num,co1umn_num)用于返回表格或数组中的元素值,此元素由行号和列号的索引值给定。
  (3)MATCH
  MATCH(1ookup_va1ue,1ookup_array,match_type)用于在单元格区域中搜索指定项,然后返回该项在单元格区域中的相对位置。
  5.日期与时间函数
  (1)YEAR
  YEAR(seria1_number)用于返回某日期对应的年份。
  (2)MONTH
  MONTH(seria1_number)用于返回某日期对应的月份,介于1到12之间。
  (3)DAY
  DAY(seria1_number)用于返回某日期对应的天数,介于1到31之间。
  (4)NOW
  NOW()用于返回当前的日期和时间。
  (二)基本财务函数
  1.SLN
  SLN(cost,sa1vage,1ife)用于返回某项资产以直线法计提的每一期的折旧值。
  cost是必需参数,指固定资产原值。sa1vage是必需参数,指固定资产的残值。1ife是必需参数,指固定资产的折旧期数。
  2.DDB
  DDB(cost,sa1vage,1ife,period,factor)用于使用双倍余额递减法或其他指定的方法,计算一项固定资产在给定期间内的折旧值。
  cost是必需参数,指固定资产原值。sa1vage是必需参数,指固定资产的残值。1ife是必需参数,指固定资产的折旧期数。period是必需参数,指需要计算折旧值的期间。period必须使用与1ife相同的单位。factor是可选参数,指余额递减速率。如果factor被省略,则默认为2,即使用双倍余额递减法。
  3.SYD
  SYD(cost,sa1vage,1ife,per)用于返回某项资产按年数总和折旧法计算的在第“per”期的折旧值。
  cost是必需参数,指固定资产原值。sa1vage是必需参数,指固定资产的残值。1ife是必需参数,指固定资产的折旧期数。per是必需参数,指第几期,其单位必须与1ife相同。
 

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