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第三章 会计软件的应用

  【基本要求】
  1.掌握会计软件的应用流程
  2.掌握会计软件的初始化应用
  3.掌握会计软件主要功能模块的应用,包括账务处理、固定资产管理、工资管理、应付管理、应收管理、报表管理等模块
  【考试内容】
  
第三节 账务处理模块的应用

  一、账务处理模块初始化工作
  (一)设置控制参数
  在会计软件运行之前,企业应该根据国家统一的会计准则制度和内部控制制度来选择相应的运行控制参数,以符合企业核算的要求。在账务处理模块中,常见的参数设置包括:凭证编号方式、是否允许操作人员修改他人凭证、凭证是否必须输入结算方式和结算号、现金流量科目是否必须输入现金流量项目、出纳凭证是否必须经过出纳签字、是否对资金及往来科目实行赤字提示等。
  (二)录入会计科目初始数据
  会计科目初始数据录入是指第一次使用账务处理模块时,用户需要在开始日常核算工作前将会计科目的初始余额以及发生额等相关数据输入到系统中。
  1.录入会计科目期初余额
  在系统中一般只需要对末级科目录入期初余额,系统会根据下级会计科目自动汇总生成上级会计科目的期初余额。
  在期初余额录入完毕后,用户应该进行试算平衡,以检查期初余额的录入是否正确。一般情况下,由于初始化的工作量较大,在日常业务发生时可能初始化工作仍然没有完成,因此即使试算报告提示有误,仍可以输入记账凭证,但是不能记账。
  2.录入会计科目本年累计发生额
  用户如在会计年度初建账,只需将各个会计科目的期初余额录入到系统中即可;用户如在会计年度中建账,则除了需要录入启用月份的月初余额外,还需录入本年度各会计科目截止上月份的累计发生额。系统一般能根据本月月初数和本年度截止上月份的借、贷方累计发生数,自动计算出本会计年度各会计科目的年初余额。
  二、账务处理模块日常处理
  (一)凭证管理
  1.凭证录入
  (1)凭证录入的内容
  凭证录入的内容包括凭证类别、凭证编号、制单日期、附件张数、摘要、会计科目、发生金额、制单人等。用户应该确保凭证录入的完整、准确。另外,对于系统初始设置时已经设置为辅助核算的会计科目,在填制凭证时,系统会弹出相应的窗口,要求根据科目属性录入相应的辅助信息;对于设置为外币核算的会计科目,系统会要求输入外币金额和汇率;对于设置为数量核算的会计科目,系统会要求输入该会计科目发生的数量和交易的单价。
  (2)凭证录入的输入校验
  在凭证实时校验时,系统会对凭证内容的合法性进行校验。校验的内容包括:
  ①会计科目是否存在,即会计科目是否是初始化时设置的会计科目;
  ②会计科目是否为末级科目;
  ③会计科目是否符合凭证的类别限制条件;
  ④发生额是否满足“有借必有贷,借贷必相等”的记账凭证要求;
  ⑤凭证必填内容是否填写完整;
  ⑥手工填制凭证号的情况下还需校验凭证号的合理性。
  2.凭证修改
  (1)凭证修改的内容
  凭证可以修改的内容一般包括摘要、科目、金额及方向等。凭证类别、编号不能修改,制单日期的修改也会受到限制。在对凭证进行修改后,系统仍然会按照凭证录入时的校验标准来对凭证内容进行检查,只有满足了校验条件后,才能进行保存。
  (2)凭证修改的操作控制
  ①修改未审核或审核标错的凭证
  ②修改已审核而未记账的凭证
  ③修改已经记账的凭证
  ④修改他人制作的凭证
  3.凭证审核
  (1)凭证审核功能
  审核凭证是指审核人员按照国家统一会计准则制度规定,对于完成制单的记账凭证的正确性、合规合法性等进行检查核对,审核记账凭证的内容、金额是否与原始凭证相符,记账凭证的编制是否符合规定,所附单据是否真实、完整等。
  (2)凭证审核的操作控制
  ①审核人员和制单人员不能是同一人;
  ②审核凭证只能由具有审核权限的人员进行;
  ③已经通过审核的凭证不能被修改或者删除,如果要修改或删除,需要审核人员取消审核签字后,才能进行;
  ④审核未通过的凭证必须进行修改,并通过审核后方可被记账。
  4.凭证记账
  (1)记账功能
  在会计软件中,记账是指由具有记账权限的人员,通过记账功能发出指令,由计算机按照会计软件预先设计的记账程序自动进行合法性校验、科目汇总、登记账目等操作。
  (2)记账的操作控制
  ①期初余额不平衡、不能记账;
  ②上月未结账,本月不可记账;
  ③未被审核的凭证不能记账;
  ④一个月可以一天记一次账,也可以一天记多次账,还可以多天记一次账
  ⑤记账过程中,不应人为终止记账。
  5.凭证查询
  在会计业务处理过程中,用户可以查询符合条件的凭证,以便随时了解经济业务发生的情况。
  (二)出纳管理
  出纳主要负责现金和银行存款的管理。出纳管理的主要工作包括现金日记账、银行存款日记账和资金日报表的管理,支票管理,进行银行对账并输出银行存款余额调节表。
  支票管理功能主要包括支票的购置、领用和报销。银行对账是指在每月月末,企业的出纳人员将企业的银行存款日记账与开户银行发来的当月银行存款对账单进行逐笔核对,勾对已达账项,找出未达账项,并编制每月银行存款余额调节表的过程。会计软件中执行银行对账功能,具体步骤包括银行对账初始数据录入、本月银行对账单录入、对账、银行存款余额调节表的编制等。
  (三)账簿查询
  1.科目账查询
  (1)总账查询
  (2)明细账查询
  (3)余额表
  (4)多栏账
  (5)日记账
  2.辅助账查询
  辅助账查询一般包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算的辅助总账、辅助明细账查询。在会计科目设置时,如果某一会计科目设置多个辅助核算,则在输出时会提供多种辅助账簿信息。
  三、账务处理模块期末处理
  账务处理模块的期末处理是指会计人员在每个会计期间的期末所要完成的特定业务,主要包括会计期末的转账、对账、结账等。
  (一)自动转账
  自动转账是指对于期末那些摘要、借贷方会计科目固定不变,发生金额的来源或计算方法基本相同,相应凭证处理基本固定的会计业务,将其既定模式事先录入并保存到系统中,在需要的时候,让系统按照既定模式,根据对应会计期间的数据自动生成相应的记账凭证。自动转账的目的在于减少工作量,避免会计人员重复录入此类凭证,提高记账凭证录入的速度和准确度。
  1.自动转账的步骤
  (1)自动转账定义
  自动转账定义是指对需要系统自动生成凭证的相关内容进行定义。在系统中事先进行自动转账定义,设置的内容一般包括:编号、凭证类别、摘要、发生会计科目、辅助项目、发生方向、发生额计算公式等。
  (2)自动转账生成
  自动转账生成是指在自动转账定义完成后,用户每月月末只需要执行转账生成功能,即可快速生成转账凭证,并被保存到未记账凭证中。
  2.常用的自动转账功能
  (1)自定义转账
  自定义转账包括自定义转账定义和自定义转账生成。自定义转账定义允许用户通过自动转账功能自定义凭证的所有内容,然后用户可以在此基础上执行转账生成。
  (2)期间损益结转
  期间损益结转包括期间损益定义和期间损益生成,期间损益结转用于在一个会计期间结束时,将损益类科目的余额结转到本年利润科目中,从而及时反映企业利润的盈亏情况。
  用户应该将所有未记账凭证审核记账后,再进行期间损益结转。在操作时需要设置凭证类别,一般凭证类别为转账凭证。执行此功能后,一般系统能够自动搜索和识别需要进行损益结转的所有科目(即损益类科目),并将它们的期末余额(即发生净额)转到本年利润科目中。
  (二)对账
  对账是指为保证账簿记录正确可靠,对账簿数据进行检查核对。对账主要包括总账和明细账、总账和辅助账、明细账和辅助账的核对。为了保证账证相符、账账相符,用户应该经常进行对账,至少一个月一次,一般可在月末结账前进行。只有对账正确,才能进行结账操作。
  (三)月末结账
  1.月末结账功能
  结账主要包括计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额,终止本期的账务处理工作,并将会计科目余额结转至下月作为月初余额。结账每个月只能进行一次。
  2.月末结账操作的控制
  结账工作必须在本月的核算工作都已完成,系统中数据状态正确的情况下才能进行。因此,结账工作执行时,系统会检查相关工作的完成情况,主要包括:
  (1)检查本月记账凭证是否已经全部记账,如有未记账凭证,则不能结账;
  (2)检查上月是否已经结账,如上月未结账,则本月不能结账;
  (3)检查总账与明细账、总账与辅助账是否对账正确,如果对账不正确则不能结账;
  (4)对会计科目余额进行试算平衡,如试算不平衡将不能结账;
  (5)检查损益类账户是否已经结转到本年利润,如损益类科目还有余额,则不能结账;
  (6)当其他各模块也已经启用时,账务处理模块必须在其他各模块都结账后,才能结账。
  结账只能由具有结账权限的人进行。在结账前,最好进行数据备份,一旦结账后发现业务处理有误,可以利用备份数据恢复到结账前的状态。
 

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