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第三章 会计软件的应用

  【基本要求】
  1.掌握会计软件的应用流程
  2.掌握会计软件的初始化应用
  3.掌握会计软件主要功能模块的应用,包括账务处理、固定资产管理、工资管理、应付管理、应收管理、报表管理等模块
  【考试内容】
  
第一节 会计软件的应用流程

  会计软件的应用流程一般包括系统初始化、日常处理和期末处理等环节。
  一、系统初始化
  (一)系统初始化的特点和作用
  系统初始化是系统首次使用时,根据企业的实际情况进行参数设置,并录入基础档案与初始数据的过程。
  系统初始化是会计软件运行的基础。它将通用的会计软件转变为满足特定企业需要的系统,使手工环境下的会计核算和数据处理工作得以在计算机环境下延续和正常运行。
  (二)系统初始化的内容
  系统初始化的内容包括系统级初始化和模块级初始化。
  1.系统级初始化
  系统级初始化是设置会计软件所公用的数据、参数和系统公用基础信息,其初始化的内容涉及多个模块的运行,不特定专属于某个模块。
  系统级初始化内容主要包括:(1)创建账套并设置相关信息;(2)增加操作员并设置权限;(3)设置系统公用基础信息。
  2.模块级初始化
  模块级初始化是设置特定模块运行过程中所需要的参数、数据和本模块的基础信息,以保证模块按照企业的要求正常运行。
  模块级初始化内容主要包括:(1)设置模块控制参数;(2)设置模块基础信息;(3)录入模块初始数据。
  二、日常处理
  (一)日常处理的含义
  日常处理是指在每个会计期间内,企业日常运营过程中重复、频繁发生的业务处理过程。
  (二)日常处理的特点
  1.日常业务频繁发生,需要输入的数据量大;
  2.日常业务在每个会计期间内重复发生,所涉及金额不尽相同。
  三、期末处理
  (一)期末处理的含义
  期末处理是指在每个会计期间的期末所要完成的特定业务。
  (二)期末处理的特点
  1.有较为固定的处理流程;
  2.业务可以由计算机自动完成。
  四、数据管理
  在会计软件应用的各个环节均应注意对数据的管理。
  (一)数据备份
  数据备份是指将会计软件的数据输出保存在其他存储介质上,以备后续使用。数据备份主要包括账套备份、年度账备份等。
  (二)数据还原
  数据还原又称数据恢复,是指将备份的数据使用会计软件恢复到计算机硬盘上。它与数据备份是一个相反的过程。数据还原主要包括账套还原、年度账还原等。
  
第二节 系统级初始化

  系统级初始化包括创建账套并设置相关信息、增加操作员并设置权限、设置系统公用基础信息等内容。
  一、创建账套并设置相关信息
  (一)创建账套
  账套是指存放会计核算对象的所有会计业务数据文件的总称,账套中包含的文件有会计科目、记账凭证、会计账簿、会计报表等等。一个账套只能保存一个会计核算对象的业务资料,这个核算对象可以是企业的一个分部,也可以是整个企业集团。
  建立账套是指在会计软件中为企业建立一套符合核算要求的账簿体系。在同一会计软件中可以建立一个或多个账套。
  (二)设置账套相关信息
  建立账套时需要根据企业的具体情况和核算要求设置相关信息。账套信息主要包括账套号、企业名称、企业性质、会计期间、记账本位币等。
  (三)账套参数的修改
  账套建立后,企业可以根据业务需要对某些已经设定的参数内容进行修改。如果账套参数内容已被使用,进行修改可能会造成数据的紊乱,因此,对账套参数的修改应当谨慎。
  二、管理用户并设置权限
  (一)管理用户
  用户是指有权登录系统,对会计软件进行操作的人员。管理用户主要是指将合法的用户增加到系统中,设置其用户名和初始密码;对不再使用系统的人员进行注销等操作。
  (二)设置权限
  在增加用户后,一般应该根据用户在企业核算工作中所担任的职务、分工来设置、修改其对各功能模块的操作权限。通过设置权限,用户不能进行没有权限的操作,也不能查看没有权限的数据。
  三、设置系统公用基础信息
  设置系统公用基础信息包括设置编码方案、基础档案、收付结算信息、凭证类别、外币和会计科目等。
  (一)设置编码方案
  设置编码方案是指设置具体的编码规则,包括编码级次、各级编码长度及其含义。其目的在于方便企业对基础数据的编码进行分级管理。设置编码的对象包括部门、职员、客户、供应商、科目、存货分类、成本对象、结算方式和地区分类等。编码符号能唯一地确定被标识的对象。
  (二)设置基础档案
  设置基础档案是后续进行具体核算、数据分类、汇总的基础,其内容一般包括设置企业部门档案、职员信息、往来单位信息、项目信息等。
  (三)设置收付结算方式
  设置收付结算方式一般包括设置结算方式编码、结算方式名称等。其目的是建立和管理企业在经营活动中所涉及的货币结算方式,方便银行对账、票据管理和结算票据的使用。
  (四)设置凭证类别
  设置凭证类别是指对记账凭证进行分类编制。用户可以按照企业的需求选择或自定义凭证类别。
  凭证类别设置完后,用户应该设置凭证类别限制条件和限制科目,两者组成凭证类别校验的标准,供系统对录入的记账凭证进行输入校验,以便检查录入的凭证信息和选择的凭证类别是否相符。
  (五)设置外币
  设置外币是指当企业有外币核算业务时,设置所使用的外币币种、核算方法和具体汇率。通常在设置外币时,需要输入币符、币名、固定汇率或浮动汇率、记账汇率和折算方式等信息。
  (六)设置会计科目
  设置会计科目就是将企业进行会计核算所需要使用的会计科目录入到系统中,并按照企业核算要求和业务要求,对每个科目的核算属性进行设置。设置会计科目是填制会计凭证、记账、编制报表等各项工作的基础。
  系统通常会提供预置的会计科目。用户可以直接引入系统提供的预置会计科目,在此基础上根据需要,增加、修改、删除会计科目。如果企业所使用的会计科目与预置的会计科目相差较多,用户也可以根据需要自行设置全部会计科目。
  增加会计科目时,应遵循先设置上级会计科目,再设置下级会计科目的顺序。会计科目编码、会计科目名称不能为空。增加的会计科目编码必须遵循会计科目编码方案。
  删除会计科目时,必须先从末级会计科目删除。删除的会计科目不能为已经使用的会计科目。
 

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